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国外企业财务外包案例的分析

时间:2014/12/2 19:18:10  作者:  来源:  查看:1438  评论:0
内容摘要:    英国石油勘测有限公司是英国石油公司下属的一个公司,主要负责勘测,生产石油和天然气。这家公司为了削减成本,获得更加灵活、质量更高的资源,决定将部分财务职能外包。    选择性外包是一项庞大的任务,在最初阶段,虽然英...
    英国石油勘测有限公司是英国石油公司下属的一个公司,主要负责勘测,生产石油和天然气。这家公司为了削减成本,获得更加灵活、质量更高的资源,决定将部分财务职能外包。
    选择性外包是一项庞大的任务,在最初阶段,虽然英国石油勘测有限公司满足于几项承包,降低了固定成本、提高了服务质量,但是从全局来看并非如此。合同没有激励承包商与英国石油勘测公司的合作,仅仅将各自承包的那一部分管理得好,却将管理的衔接问题甩给了英国石油勘测公司。1989年,英国石油公司7个信息技术部门合并为一个全球性信息技术部门,并实行集中的财务控制,然后着手将公司内部的系统标准化。在其后的两年中,公司保留了两所数据中心,将其余的全部关闭。通过合并应用系统和数据中心,公司将员工数目减少了一半,由此,降低了25%以上的成本。英国石油勘测公司最终接受的方案是外包给三家公司,以显示出他们的互补优势。这三家公司同意向英国石油勘测有限公司所有的营业机构提供联合服务,还同意会按照英国石油勘测有限公司的不同需求调整服务。英国石油勘测有限公司共有8个营业部,对任何一个营业部的业务,这三家公司有一家作为主承包商,并与其余两家同盟提供的服务进行协调,此为一体化服务。三家供应商的账目对英国石油勘测有限公司是公开的,以季度发票或者年度发票的形式把费用逐条列明,将要求英国石油勘测有限公司支付的直接管理费、分配管理费和共同管理费明确分开。

    英国石油勘测有限公司努力缩短外包合同的年限,不跟供应商签订长达10年的合同。1993年2月,分别同Sema和SAIC签了一个5年的框架协议,和Syncordia签了一个2年的合同。以后再随业务进展续签。公司最终将财务部门的员工减至150人,他们集中精力为公司创造真正的价值,如直接与管理者和一起工作,向他们提供建议,推荐一些能改进业务流程的技术,以此削减成本。通过外包,英国石油勘测有限公司的成本从1989年的3.6亿美元下降到1994年的1.3亿美元。同时更专注于公司的核心业务,从寻找和生产石油中获利。而承包商也获得巨大收益。比如,将某项服务的运转费降至英国石油公司目标之下的承包商,可以将所节约费用的50%留给自己。同时,这三家公司都赢得了很好的声誉。

    英国企业进行财务外包的主要目的是节约成本和专注于核心业务。财务外包具有理论上的优越性,但是一些存在的问题不容忽视。不少外包业务中途流产,导致经济损失,甚至企业破产。总结其失败的经验教训,外包企业在财务外包之初没有进行决策评估,或者外包边界不清,承包商就承接了外包业务。此外,外包还面临重要的人力资源风险,如外包企业原有财务人员担忧工作的稳定性,从而应影响企业效率。
    外包需求是外包企业最重要的指南。在外包企业内部要建立一个跨部门的外包事务工作组,工作组每位成员都有不同的职责,分别来自人力资源、财务、信息技术及安全等部门,每位成员授予适当的决策权,这样可以对财务外包进行有效的监督,同时防止信息泄露的风险。这些都应拟入外包合同条款中。
    在外包准备阶段的工作完成之后,外包企业可以通过网络、商会和同行推荐寻找潜在外包服务商,经过层层筛选后,向部分潜在服务商发出外包需求信息请求(Request For Information,RFI)。如果RFI不理想,则可实行邀请投标方式(Invitation To Tender,ITT)。最适合财务外包的供应商进入入选名单后,供应商应对外包企业的条件和方案作出回应。确定合适的承包商后,征求法律专家确认后签署外包合同。在合同中需注明,如果承包商进行再次分包此项业务,则必须向外包企业发出通知,外包企业则保留拒绝分包的权利。
    外包业务移交期具有一定的复杂性和风险性。近1/5的外包合同基于不可预期的原因在移交阶段就被终止了。外包业务移交应有计划性,在移交阶段,安全问题应予以高度重视。制定明确的移交时间表,建立移交进展例行报告制度,所有当事人都明晰责任移交的时间。这会降低不确定性,确保法律责任的承担。


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